در سند حسابداری عملیات مالی و معاملات حسابداری یک شرکت یا سازمان ثبت می شود . سند حسابداری دارای چند ردیف می باشد که در هر ردیف یک تراکنش مالی ثبت می گردد . این اسناد باید درست ، دقیق ، واضح و کامل ثبت شوند . همه روزه معاملات تجاری در شرکت ها و سازمان های مختلف رخ می دهد ، به همین ترتیب این معاملات با استفاده از اسناد حسابداری ثبت و کنترل می شوند.
سند حسابداری چیست ؟
سند حسابداری به فرمی گفته می شود که برای ثبت رویدادهای مالی مورد استفاده قرار می گیرد . همانطور که در مقالات قبل گفته شد سند حسابداری در دو نوع دستی و کامپیوتری موجود است . امروزه استفاده از سند حسابداری قدیمی و سنتی کاربرد کمتری دارد . سند قدیمی به صورت خام چاپ شده و به صورت دستی نوشته می شود .
در سیستم های کامپیوتری فرم خام توسط کامپیتور نمایش داده شده و اطلاعات مورد نظر با استفاده از کامپیوتر در سند حسابداری ثبت می شود . با استخدام حسابدار می توانید این عملیات را بدون نگرانی انجام دهید .
انواع سند حسابداری :
هر سند حسابداری از چند ردیف تشکیل شده است ، در هر ردیف حساب های بدهکار و بستانکار ثبت می شود . البته در علم حسابداری به هر ردیف آرتیکل گفته می شود . با توجه به تعداد آرتیکل موجود سند حسابداری به دو دسته ساده و مرکب تقسیم می شود .
تعریف سند حسابداری ساده :
به سندی که تنها دارای دو آرتیکل باشد سند ساده گفته می شود . به این صورت که یک آرتیکل به عنوان بدهکار و یک آرتیکل به عنوان بستانکار در نظر گرفته می شود .
تعریف سند حسابداری مرکب :
به سندی که دارای بیش از دو آرتیکل باشد سند حسابداری مرکب گفته می شود . چیدمان آرتیکل ها در سند حسابداری مرکب به صورت زیر می باشد :
- یک ردیف به عنوان بدهکار و چند ردیف به عنوان بستانکار در نظر گرفته می شود .
- چند ردیف به عنوان بدهکار و یک ردیف به عنوان بستانکار در نظر گرفته می شود .
- چند ردیف به عنوان بدهکار وچند ردیف به عنوان بستانکار در نظر گرفته می شود .
در یک سند حسابداری مرکب باید جمع بدهکار و بستانکار باهم برابر باشد . مزیت ثبت سند مرکب نسبت به ثبت سند حسابداری ساده این است که تعداد اسناد کاهش پیدا می کند . علاوه بر مزیتی که سند حسابداری مرکب دارد ، عدم امکان تحلیل سند در زمان ثبت سند دستی یکی از مهم ترین معایب سند مرکب می باشد .
خصوصیات سند حسابداری :
- دارای تاریخ و دوره ( هر سند دارای تاریخ ثبت سند حسابداری سال های مختلف می باشد. )
- دارای وضعیت ثبت سند ( هر سند می تواند به صورت موقت ، دائم و یادداشت ثبت شود. )
ü موقت : اسنادی که ثبت شده اند .
ü دائم : اسنادی که ثبت و تایید شده اند و قابل تغییر نمی باشند .
ü یادداشت : اسنادی که تراز و یا کامل نباشند .
- نوع سند ( هر سند بر اساس نوع رویداد مالی می تواند به صورت عادی ، سیستمی ، افتتاحیه ، سود و زیان و اختتامیه ثبت شود. )
ü سند عادی : مربوط به ثبت رویدادهای جاری می شود .
ü سند افتتاحیه : در ابتدای دوره به منظور شروع و انتقال مانده از دوره قبل درج می شود .
ü سند سیستمی : از بخش های دیگر برنامه اتوماتیک ثبت شده باشد ، مانند سند حسابداری فاکتور فروش
ü سند سود و زیان : به جهت بستن حساب های موقت به صورت اتوماتیک و یا دستی ثبت می شود .
ü سند اختتامیه : به جهت بستن حساب های دائم در پایان دوره درج می شود . توجه داشته باشید که ثبت سند حسابداری اختتامیه کاملا برعکس ثبت سند حسابداری افتتاحیه می باشد .
- آرتیکل ( به کدهای موجود در سند حسابداری بدهکار یا بستانکار ، آرتیکل گفته می شود. )
- جمع سند
- پیوست
به نکات ذیل توجه نمایید :
* حداقل دو آرتیکل باید در سند حسابداری وجود داشته باشد .
* سند حسابداری باید تراز باشد ، اگر مجموع آرتیکل های بدهکار و بستانکار مساوی باشد ، سند مورد نظر تراز خواهد شد . اگر غیر از این باشد ، اسناد به صورت ثبت یادداشت ثبت می شوند و در گزارشات مالی در نظر گرفته نمی شوند .
* در سطح کل سند حسابداری آرتیکل ها معتبر نمی باشند .